Surat Referensi dan Rekomendasi

1. Pengertian Surat Referensi
Surat referensi adalah surat yang dibuat oleh seorang atas nama pribadi atau dinas yang berisi keterangan tentang tentang keadaan baik buruknya pribadi seseorang karena 
diminta oleh pihak lain. Pengertian lain menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan surat referensi adalah surat keterangan yang bersifat rahasia dari 
pihak ketiga tentang pihak kesatu yang berisi penilaian mengenai bonafiditas, perilaku,dan kualifikasi pihak kesatu untuk kepentingan pihak kedua(yang memerlukan referensi tersebut). Surat referensi ini lebih dominan fungsinya bagi si peminta. Surat referensi hampir sama dengan surat keterangan atau surat rekomendasi. Dalam pemberian referensi ini, pihak ketiga tidak turut bertanggung jawab jika dibelakang hari timbul persoalan antara pihak kedua dan pihak kesatu.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat referensi, yang membedakannya dengan jenis lainnya.

a. Objek yang diterangkan dalam surat referensi adalah pihak ketiga (bukan yang meminta) yang merupakan pihak yang pernah menjadi anggota sebuah komunitas. Mungkin komunitas sekolah, badan usaha, lembaga, atau instansiyang dimintai surat referensi.

b. Sifat keterangan dalam surat referensi adalah rahasiakarena surat tersebut diminta oleh pihak lain dan diberikan kepada yang meminta tanpa sepengetahuan pihak yang diterangkan. Karena sifatnya rahasia, maka penulis harus menuliskan segala keadaannya secara sejujur-jujurnya.

c. Isi keterangan tentang pribadi seseorang dalam referensi bukan hanya hal-hal yang baik saja. Hal yang kurang baik mengenai kelakuan, kecakapan, prestasi atau lainnya perlu diterangkan. Pembuat referensi bertanggung jawab moral kepada Tuhan akan kebenaran keterangannya.

d. Pemberi keterangan tidak ikut bertanggung jawab jika di kemudian hari pihak yang diterangkan dalam referensi berkepribadian yang menyimpang dari penjelasan dalam referensi. Perlu diketahui bahwa sifat dan kepribadian seseorang dapatb di pengaruhi oleh keadaan dan dapat berubah-ubah sewaktu-waktu.

2. Macam dan Manfaat Surat Referensi
Pada dasarnya manfaat surat referensi tidak dapat dipisahkan dari jenis dan isi surat tersebut. Jika dilihat dari isi dan pihak yang mengeluarkannya, maka surat referensi dapat dibedakan menjadi beberapa jenis.

a. Surat Referensi Jabatan, yaitu surat referensi yang dibuat oleh pejabat instansi, perusahaan, atau organisasi yang berisi keterangan mengenai keadaan pihak yang menjadi anggota atau mantan anggota komunitasnya. Bagi pihak yang meminta, surat referensi berfungsi untuk mengetahui latar balakang pendidikan, kepribadian, kecakapan, dan lainnya , yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan diterima atau tidaknya seseorang dalam suatu komunitas yang baru.

b. Surat referensi niaga/dagang, yaitu surat referensi yang dibuat oleh pihak badan usaha, toko, atau lainnya yang berisi keterangan keadaan pihak yang pernah menjadi relasi dagangnya. Bagi pihak peminta, surat referensi berfungsi untuk mengetahui latar balakang kepribadian seseorang berkenaan dengan kejujuran dalam usaha dagang/niaga. Sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan sejauh mana kerja sama dagang yang akan dilakukan.

c. Surat referensi bank, yaitu surat referensi yang dibuat oleh pihak bank yang berisi keterangan tentang kepribadian pihak yang pernah menjadi nasabahnya, baik kejujurannya, kedisiplinannya, tanggung jawabnya, keadaan rekeningnya, dan lain-lain yang diperlukan. Bagi pihak peminta, surat referensi berfungsi untuk mengetahui latar balakang kepribadian seseorang dan kemampuannya berkaitan dengan bidang usaha/niaga. Sehingga dapat dipergunakan sebagi bahan pertimbangan untuk menentukan kebijakan dalam menjalin kerja sama, pemberian pinjaman, kredit barang, dan sebagainya.



3. Bagian-bagian dan Penyusunan Surat Referensi
Bagian dan penyusunan surat referensi mirip dengan surat rekomendasi. Secara garis besar surat rekomendasi mempunyai tiga bagian pokok, yaitu:

a. Kepala surat referensi, terdiri atas:

• Kop surat pada umumnya, biasanya dibuat lengkap deserta alamatnya,
• Kata petunjuk berupa kata ”SURAT REFERENSI” yang biasanya ditulis simetris dengan huruf kapital semua,
• Nomor surat biasanya ditulis di bawah kata ”SURAT REFERENSI”,
• Alamat tujuan ditulis di bawah nomor surat sebelah kanan atau sebelah kiri.

b. Tubuh/isi surat referensi, terdiri atas:

• Pendahuluan, untuk menjawab surat permintaan referensi dan pernyataan kesungguhan pihak yang menerangkan,
• Identitas pihak yang diterangkan, dan penjelasan mengenai kepribadian kelakuan, atau karakternya, dan hal-hal lain yang dianggap perlu,
• Klausul penutup, berupa harapan dapat dimanfaatkannya surat tersebut, dan tidak ada jeleknya surat referensi diakhiri dengan kalimat ”Walaupun demikian, bila kelak terjadi hal-hal yang mengecewakan, kami tidak ikut bertanggung jawab, dan maafkanlah kami.”

c. Kaki surat referensi, terdiri atas:

• Tempat dan tanggal dikeluarkannya surat,
• Identitas pembuat referensi, berupa: Jabatan penanggung jawab, tanda tangan dan nama terang, NIP, nomor anggota, atau sejenisnya, Cap/stempel lembaga.

1. Pengertian Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi adalah surat yang dibuat oleh seorang pimpinan atau pejabat tertentu yang berisi keterangan tentang keadaan pribadi seseorang berdasarkan data-data autentik yang ada karena diminta sendiri oleh pihak yang bersangkutan untuk kepentingan pribadinya. Rekomendasi dapat 
di berikan oleh pimpinann perusahaan berdasarkan cacatan pembukuan perusahaannya. Rekomendasi dapat juga di berikan oleh perseorangan yang di berikan kepada seseorang yang memerlukannya, misalnya untuk melamar pekerjaan.

Surat rekomendasi mirip sekali dengan surat keterangan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat rekomendasi yang membedakannya dengan surat keterangan.

a. Obyek yang diterangkan dalam surat rekomendasi adalah pihak kedua (yang meminta) yang merupakan alumni suatu sekolah, mantan pegawainya, atau mungkin juga masih aktif belajar atau bekerja pada lembaga atau instansi yang diminta surat rekomendasi.

b. Sifat ketrangan dalam surat rekomendasi adalah tidak rahasia karena surat tersebut diminta sendiri oleh dan diberikan kepada yang bersangkutan, sehingga yang bersangkutan dapat membaca dan mengetahui isinya.

c. Isi keterangan tentang pribadi seseorang yang biasanya merupakan hal-hal yang baru saja. Mungkin berkenaan dengan kecakapan, kelakuan, prestasi, atau yang lainnya.

Perbedaan referensi dan rekomendasi terletak pada ketidakrahasiaan rekomendasi. Jika referensi di peroleh dengan menunjukkan seseorang, rekomendasi di peroleh dengan meminta surat rekomendasi dari pemberi rekomendasi.

2. Manfaat Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi mempunyai beberapa manfaat berikut ini.

a. Bagi pihak yang meminta, surat rekomendasi berfungsi sebagai dukungan moral karena isinya membenarkan, menguatkan terhadap hal-hal yang baik saja.

b. Bagi pihak yang memberi, surat rekomendasi berfungsi sebagai sarana untuk menambah keakraban dan menjaga hubungan baik dengan pihak peminta.

c. Bagi pihak yang terkait (pihak ketiga), surat rekomendasi berfungsi sebagai alat untuk mengetahui identitas, kepribadian, atau karakter seseorang yang disebutkan didalamnya. Pada akhirnya surat rekomendasi dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan diterima atau tidaknya orang tersebut dalam komunitasnya.

3. Bagian-bagian dan Penyusunan Surat Rekomendasi

Secara garis besar surat rekomendasi mempunyai tiga bagian pokok.

a. Kepala surat rekomendasi, terdiri atas :

• kop surat pada umumnya, biasanya dibuat lengkap beserta alamatnya,
• kata petunjuk berupa kata “SURAT REKOMENDASI” yang biasanya ditulis simetris dengan huruf kapital semua,
• nomor surat biasanya ditulis dibawah kata SURAT REKOMENDASI.

b. Tubuh/isi surat rekomendasi, terdiri atas:

•  pernyataan kesungguhan pihak yang menerangkan,
• identitas pihak yang diterangkan, berupa nama, tempat/tanggal lahir, alamat, dan lain-lain yang dianggap perlu,
• penjelasan tentang kepribadian, kelakuan, atau karakter orang tersebut,
• klausul penutup, berupa harapan dapat dimanfaatkannya surat tersebut.

c. Kaki surat rekomendasi, terdiri atas:

• tempat dan tanggal dikeluarkannya surat,
• identitas penanggung jawab
• jabatan penanggung jawab,
• tanda tangan dan nama terang,

d. NIP, nomor anggota, atau sejenisnya

e. Cap/stempel.

Read More

Aneka Surat Intern

Surat Intern

Surat Intern yaitu surat yang berasal dari dan ke sesama bagian dalam lingkup.

Surat Resmi

Surat resmi adalah bentuk surat yang paling lengkap. Surat ini mempunyai hampir semua persayaratan: Mulai dari kepala surat – Nomor surat – Pokok surat – Lampiran – Tempat dan tanggal – Alamat tujuan – Kata permulaan – Kata pendahuluan (pembuka surat) – Isi surat – Penutup – Penyebut atau jabatan penanggung jawab surat tersebut. Nama terang – Cap atau stempel

Di sebelah kiri bawah tercantum: Salinan atau tembusan.

Contoh surat resmi:

DEPARTEMEN PENERANGAN REPUBLIK INDONESIA

Jl. Merdeka Barat 75. Jakarta Pusat 12345. Telp. 021-123456
————————————————————————————

No. :
Lamp:
Hal:

Kepada Yth,

………………………………
………………………………

Dengan Hormat,
Berkenaan dengan surat (pembukaan)………………….
……………………………………………………………………….
….. (Isi surat)……………………………………………………..
……………………………………………………………………….
(Penutup)…………………………………………………………
………………………………………………………………………

Kepala bagian penerangan
dalam negeri

[tanda tangan]

(Horasman, S.H.)

Tembusan : 1. ……………

Surat undangan resmi dan surat lamaran kerja

Surat undangan resmi haruslah mengikuti aturan surat menyurat bersifat resmi, mulai dari struktur surat, ejaan yang digunakan, sampai kepada bahasa surat. Struktur surat undangan meliputi: kepala surat, tempat dan tanggal surat, nomor, lampiran dan hal, alamat, salam pembuka, tubuh surat (pembuka, isi, penutup), salam penutup, dan tanda tangan yang disertai nama jelas. Tetapi, dalam surat lamaran tidak memakai kepala surat karena pengirimnya bersifat pribadi.

Contoh surat undangan resmi:

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

SEKOLAH MENENGAH UMUM NEGERI 25 JAKARTA

Jalan A.M. Sangaji 22-24 Jakarta Pusat

Jakarta 10130, Telepon (021) 6331921, (021) 6340139

20 September 2003

Nomor : 150/ GX/ PS/ 2003

Lampiran : –

Prihal : Undangan pentas seni

Kepada Yth. Bapak/ Ibu Guru Kesenian

SMU Amanda

Jalan A.M. Sangaji 35

Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami mengundang bapak/ibu Guru kesenian SMU Amanda untuk menghadiri Pentas Seni SMU 25 Jakarta, yang akan diadakan:

Hari/ Tanggal : Kamis, 25 September 2003

Tempat : SMU Negeri 25 Jakarta

Waktu : pukul 10.00 s.d. 14.00 WIB

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ketua Panitia

Erniwati, M.Pd.

Penulisan pemerian pada surat undangan, yaitu hari, tempat, dan waktu harus diawali dengan huruf kecil karena hal tersebut berupa kelanjutan kalimat paragraf sebelumnya. Begitu pula pemerian pada identitas pelamar surat dalam surat lamaran.

contoh:

. . .

Dengan surat ini saya:

nama                          : Dewanti

tempat/ tanggal lahir             : Medan, 11 September 1985

alamat :                      Jalan Tirto No.20, Medan

pendidikan terakhir   : SMA

. . .

Surat Memo ( Memorandum)

Memo atau memorandum adalah jenis surat dinas yang berisi catatan singkat

tentang pokok persoalan. Memo ditulis oleh atasan untuk pejabat yang setingkat atau

untuk bawahan, dan dapat juga ditulis oleh bawahan untuk atasan. Memo bersifat

informal dan tingkat keresmiannya rendah. Memo tidak menggunakan nomor surat.

Walaupun begitu, informasi yang dituliskan dalam memo tetap mengandung

kedinasan. Memo bersifat intern (selingkung).

Isi memo dapat berupa instruksi, saran, tugas, atau petunjuk tertentu yang berisi

hal-hal pokok saja; singkat tapi jelas; dan tidak perlu ada paragraf pembuka, tetapi

langsung pada isinya.

Contoh Memo :

SEKOLAH MENENGAH UMUM (SMU) NEGERI 78

Jalan Bhakti IV/1, Kemanggisan

Jakarta Barat Telepon (021) 5482914

M E MO

10 Novemver 2003

Kepada : Wakasek Bidang Sarana/Prasarana

Dari : Kepala Sekolah

Hal : Persiapan Rapat

Kami minta agar Saudara mempersiapkan ruang aula beserta perlengkapannya untuk rapat kelulusan kelas III yang akan diadakan pada tanggal 28 April 2003.

Terima kasih atas bantuan Saudara.

Sujono Kuslan

CURRICULUM VITAE (CV)

CV atau riwayat hidup adalah cermin dari diri kita. Dari CV, orang dapat melihat detail diri dan membaca ambisi serta spirit kita. Karena itu, CV yang baik dapat mengantarkan diri kita menuju masa depan yang cemerlang. CV adalah ringkasan perjalanan pendidikan dan aktivitas profesional seseorang dan setiap CV akan berbeda pada setiap orang.

Karena itu, tak ada teori penulisan CV yang tepat, semuanya terpulang pada sejarah tiap individu. Hal penting yang harus diingat adalah bahwa CV yang baik akan memikat perhatian perusahaan. Dari sana akan tergambar sosok pelamar, misalnya memiliki ambisi yang sehat dan jelas, track record, keluasan minat, keterampilan, dan kearifan kepribadiannya. Seluruh faktor tersebut akan menunjang seseorang dalam bekerja dan menyelesaikan tanggung jawabnya.

Mengingat penulisan CV tidak dapat dilakukan terburu-buru, kita harus membuat CV sebelumnya. Kebanyakan lowongan pekerjaan yang diiklankan tiba-tiba dan tidak tentu. Jika tidak siap, risikonya kita akan membuat CV dengan terburu-buru. Bagaimanapun, CV yang dibuat harus penuh kesungguhan sehingga tampil sempurna. Jangan membuat CV dalam kondisi mendadak, tetapi rencanakanlah dengan matang, sungguh-sungguh, dan luangkan waktu secara khusus. Yakinlah, semakin baik CV yang kita buat, semakin baik pula apresiasi penerimanya.

Pada umumnya, CV dibuat sebanyak dua hingga empat halaman kertas ukuran A4 di satu sisi saja. Bila data diri yang dimuat memang banyak, otomatis CV akan lebih panjang. CV yang ringkas dan padat akan lebih menarik perhatian pembacanya daripada CV yang panjang dan bertele-tele. Sebaliknya, bila kita baru lulus sekolah, buatlah CV sedikit lebih panjang dan menarik dengan memuat lebih banyak kegiatan dan minat kita walaupun belum punya banyak pengalaman. Jelaskan mengenai aktivitas selain kuliah di kampus, misalnya pernah menjabat sebagai anggota pendidikan di senat, serta jelaskan apa saja kegiatan selama menjadi anggota seksi pendidikan tersebut. Peran apa yang akan kita mainkan dalam menjalankan program bidang pendidikan. Buatlah outline CV yang aman untuk diperbaharui setiap saat.

Buatlah CV dengan rapi, susunlah informasi berdasarkan tahun terakhir hingga ke tahun terbelakang perjalanan hidup kita. Pilih font yang sederhana, kecuali jika hendak melamar bidang pekerjaan kreatif, akan sah-sah saja mengeksplorasi kemampuan diri kita membuat CV agar terlihat heboh. Perhatikan jarak dan spasi agar sedikit longgar supaya pembaca tidak perlu mendekatkan CV ke matanya.

Gunakan kertas yang ringan dan berwarna terang. Kertas yang umum dipakai untuk fotokopi juga boleh digunakan dengan berat berkisar 60–80 gram per lembar kertas. Permukaan kertas harus berwarna terang agar tidak ada masalah ketika harus difotokopi.

Sering kali ada pertanyaan, dengan cara apa CV ditulis. Ketik komputer, mesin tik listrik, mesin tik manual, atau ditulis tangan? Tak ada ketentuan yang pasti, tetapi saat teknologi komputer sudah merasuk sampai ke pelosok desa, sepertinya tak perlu lagi repot-repot lagi menulis CV dengan tangan. Ada beberapa perusahaan yang memang menginginkan agar CV ditulis dengan tangan. Maksudnya agar dapat membaca kemampuan kita dalam menulis dan merangkai kata-kata. Namun, sekarang alasan ini sudah tidak relevan karena belum tentu CV tersebut ditulis sendiri oleh si pelamar. Di samping itu, surat lamaran saat ini sudah banyak dikirim melalui email, apa iya masih mau nekat menulis dengan tangan, memindainya (scan) dahulu, baru kemudian mengirimkannya lewat internet?.

Selain itu, gunakan bahasa Inggris untuk CV yang ditunjukkan kepada perusahaan asing atau perusahaan ternama yang berbasis di kota besar. Untuk perusahaan daerah, lebih baik gunakan Bahasa Indonesia. Baik dalam menggunakan bahasa Inggris maupun Bahasa Indonesia, pastikan CV ditulis dengan baik dan benar sesuai dengan tata bahasa yang semestinya. Membuat daftar riwayat hidup atau CV harus berdasarkan susunannya. Jika dibuat sembarangan atau tidak teratur, dapat menjadi alasan ditolaknya lamaran. Dengan riwayat hidup yang telah kita siapkan, akan mudahkan ketika mengisi formulir perusahaan yang telah disediakan dan harus diisi.

Sebaiknya daftar riwayat hidup atau CV disesuaikan ukurannya dengan surat lamaran dan fotokopi ijazah. Setiap daftar riwayat hidup yang akan dikirimkan harus merupakan ketikan asli, bukan fotokopi, atau salinan. Urutan daftar riwayat hidup sebagai berikut.

a. Nama

Penulisan CV untuk perusahaan asing agar memerhatikan penulisan nama dengan benar sesuai dengan kebiasaan internasional. Contoh, “Haris SIMBOLON”. Komponen nama yang harus dimasukkan adalah nama pertama dan nama keluarga. Penulisan nama tengah tidak terlalu diperlukan karena dapat menimbulkan kebingungan. Jadi, bila ada nama tengah biasanya ditulis seperti “Haris S. SIMBOLON”. Bagi mereka yang tak punya nama keluarga atau nama marga, nama terakhir dapat difungsikan sebagai nama keluarga. Misalnya, “Kinzana A. MATIANI”.

Hindari cara penulisan nama yang dapat membuat bingung, seperti “M.K.SIRAIT” atau “SIRAIT Marcia”. Begitu juga bila ada nama lain yang mengikuti nama gadis, misalnya nama suami (bagi yang sudah menikah). Pastikan pencantumannya karena ini akan berguna untuk penulisan nama belakang berikutnya bila diterima sebagai karyawan. Contoh “Marcia T. SEBAYANG”.

b. Nomor Telepon

Cantumkan selalu nomor telepon. Bila tidak punya, minta izin kepada sahabat atau kerabat untuk memakai nomor telepon mereka. Gunakan hanya satu nomor telepon untuk menghindari kebingungan informasi. Bila memungkinkan, bagi yang sudah bekerja dapat menggunakan nomor telepon di tempat bekerja. Tulis nomornya dengan lengkap disertai dengan kode, contoh 021xxxxxxx.

c. Jenis Kelamin

Kolom jenis kelamin boleh dihapuskan, apabila dalam iklan jelas dinyatakan bahwa yang dicari hanya laki–laki atau perempuan. Tetapi, bila tidak dijelaskan, keterangan ini harus ada.

Read More

Bahasa Surat

Yang dimaksud dengan bahasa surat di sini ialah bahasa yang kita gunakan dalam surat kita, terutama bahasa dalam bagian inti surat itu. Bahasa yang digunakan harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku baik struktur kata dan kalimat, maupun penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea/paragraf, dan sebagainya.

Pada alinea pembuka yang merupakan pengantar isi surat, penulis surat biasanya menggunakan kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan dengan maksud surat itu. Misalnya, memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu, meminta sesuatu, membalas surat atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.

Beberapa contoh kalimat pembuka:

-          Dengan surat ini kami beritahukan kepada Saudara…

-          Dengan ini kami mohon bantuan Saudara untuk…

-          Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak…

-          Seiring dengan surat ini kami kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…

-          Membalas surat Ibu tanggal…

-          Menjawab pertanyaan Anda dalam surat Anda…

-          Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal… nomor…

-          Menyusul surat kami tanggal…, dengan ini kami beri tahukan bahwa…

-          Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…

Kesalahan yang boleh dikatakan sudah menjadi suatu salah kaprah dalam surat-menyurat ialah penggunaan kalimat pembuka: Bersama ini kami kabarkan bahwa…, atau Bersama surat ini saya beri tahukan kepada Saudara bahwa…

Ungkapan bersama ini mengandung arti ‘seiring dengan ini’, sedangkan kabar atau berita yang disampaikan itu tidak seiring dengan surat itu, tetapi ada di dalam surat itu. Oleh karena itu, bukan kata bersama ini yang hendaknya dipakai di situ, melainkan katadengan ini atau dengan surat ini.

Mungkin karena pengaruh bahasa Belanda atau Inggris kita juga menulis kalimat pembuka: Menjawab surat Saudara… padahal yang dijawab bukan surat, melainkan pertanyaan yang ada di dalam surat yang diterima. Dalam bahasa Indonesia, lebih tepat bila kita mengatakan/menulis: Membalas surat Saudara tanggal… atauMenjawab pertanyaan Saudara dalam surat tanggal…

Kalimat pembuka yang dimulai dengan kata berhubung saja juga tidak tepat karena ungkapan yang seharusnya digunakan ialahberhubung dengan. Misalnya, berhubung dengan kesehatan saya hari ini agak terganggu… Boleh juga kita mulai kalimat itu bukan dengan ungkapan berhubung dengan, melainkan dengan kata karena:  Karena kesehatan saya hari ini… dan seterusnya.

Ungkapan berhubung dengan menyatakan hubungan pertalian, sedangkan kata karena dipakai untuk menyatakan sebab-akibat. Jadi ada perbedaannya: kata karena tidak dapat diganti dengan kata berhubung. Ungkapan lain menyatakan hubungan pertalian ialah:bertalian dengan, berhubungan dengan, sehubungan dengan, berkenaan dengan, sejalan dengan.

Kalimat penutup surat juga disesuaikan dengan isi surat kita. Pada umumnya, pada akhir surat kita, kita menyampaikan terima kasih kepada orang yang kita kirimi surat itu oleh karena bantuannya, perhatiannya, kerja sama yang ditunjukkannya, dan sebagainya. Kalimat penutup ini haruslah kita tempatkan pada alinea khusus yaitu alinea penutup, jangan disambungkan saja pada bagian isi surat sesungguhnya.

Beberapa contoh kalimat penutup:

-          Atas bantuan Saudara, kami mengucapkan banyak terimakasih.

-          Kami akhiri surat kami dengan ucapan terima kasih atas perhatian serta kerja sama Saudara yang baik.

-          Sekianlah laporan kami, mudah-mudahan beroleh tanggapan dan perhatian Bapak.

-          Semoga laporan kami ini dapat membantu Bapak. Terima kasih kami ucapkan atas perhatian Bapak.

Read More

Fungsi Surat, Bagian Surat, dan Bentuk Surat

Bentuk & Fungsi Bagian Surat

BENTUK DAN FUNGSI BAGIAN SURAT

Pada dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. Bentuk-bentuk surat yang lain

merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. Kedua bentuk surat tersebut adalah bentuk lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style). 

1. Penggolongan dan Pembagian Surat  

Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat dikelompokan sebagai berikut :

A. Surat Pribadi
Yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatu organisasi atau instansi. Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.

Ciri-ciri surat pribadi adalah sebagai berikut :
- Tidak menggunakan kop surat atau kepala surat.
- Tidak menggunakan nomor surat.
- Salam pembuka dan penutup surat bervariasi.
- Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.

Berikut adalah yang termasuk surat pribadi diantaranya :
1. Surat keluarga
2. Surat lamaran kerja

B. Surat resmi
Adalah surat yang disampaikan oleh suatu instansi / lembaga kepada seseorang atau lembaga / instansi lainnya.

Surat resmi terbagi atas beberapa bagian, yaitu :
- Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
- Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
- Surat social, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh organisasi kemasyarakan yang bersifat nirlaba (nonoprofit).

Bagian-bagian surat resmi ;
1. Kepala atau kop surat
2. Nomor surat
3. Lampiran
4. Hal
5. Tanggal surat
6. Alamat yang dituju
7. Pembuka atau salam pembuka
8. Isi surat
9. Penutup surat
10. Tembusan surat

C. memo
Yaitu alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubungan secara resmi. Memo merupakan pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan singkat, jelas dan mudah untuk dipahami.

Menurut pemakaiannya memo ada yang bersifat resmi dan bersifat pribadi. Memo bersifat resmi di akai sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada bawahannya. Memo bersifat pribadi dipakai sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar teman, saudara, atau orang lain yang memiliki hubungan akrab.

Bentuk memo terdiri atas 2 bagian, yaitu :
1. Kepala memo, terdiri atas :
- Penerima
- Pengirim
- Prihal 
- tanggal pengiriman
- Paraf dan nama terang pengirim
2. Isi, penulis langsung menyampaikan pesan atau perintah dalam kalimat pendek dan lugas.

Menurut isinya, surat dapat dikelompokan sebagai berikut :
a. Surat pemberitahuan
b. Surat keputusan
c. Surat perintah
d. Surat permintaan
e. Surat panggilan
f. Surat peringatan
g. Surat perjanjian
h. Surat laporan
i. Surat pengantar
j. Surat penawaran
k. Surat pemesanan
l. Surat undangan
m. Surat lamaran pekerjaan

Menurut sifatnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Surat biasa
b. Surat konfidensial
c. Surat rahasia

Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokan menjadi :
a. Surat biasa
b. Surat edaran
c. Surat pengumuman

Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya, surat terbagi atas :
a. Surat biasa
b. Surat kilat
c. Surat kilat khusus

Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas :
a. Surat bersampul
b. kartu pos
c. warkatpos
d. telegram
e. teleks atau faksimile
f. memo
g. nota

Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas :
a. Surat intern

b. Surat ekstern

2. Bentuk Tataletak Surat

Bentuk tataletaknya: lurus penuh, lurus, setengah lurus, alinea menggantung, lekuk, resmi.

Bentuk-bentuk surat dalam bahasa Indonesia secara garis besar dikelompokkan sebagai

berikut: 

1. BENTUK LURUS PENUH  (FULL  BLOCK STYLE) Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) merupakan bentuk surat dimana Leher Surat, Tubuh Surat, dan Kaki Surat tidak membentuk sebuah paragraph melainkan membentuk sebuah blok penuh dari kiri hingga kanan. Namun susunan atau struktur surat masih tetap berlaku dalam surat tersebut. Dalam pengetikan surat ini biasanya dimulai dari pasak garis pinggir kiri.

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :
1.    Kop Surat
2.    Tanggal dibuatnya surat
3.    Nomor Surat
4.    Lampiran
5.    Hal
6.    Surat yang di tujukan
7.    Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c.  Penutup isi surat
9.    Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan

2. BENTUK LURUS (BLOCK STYLE ATAU MODIFIED BLOCK STYLE)
            Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) merupakan bentuk surat yang memiliki posisi kanan pada tanggal dan salam penutup. Bentuk surat ini sama saja halnya dengan Bentuk Lurus Penuh namun yang membedakan hanyalah tanggal dan salam penutup berada pada posisi kanan, baik dalam penulisan, pengetikan maupun strukturalnya.

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :
1.  Kop Surat
2.  Tanggal dibuatnya surat
3.  Nomor Surat
4.   Lampiran
5.   Hal
6.   Surat yang di tujukan
7.   Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c.  Penutup isi surat
9.    Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan

3. BENTUK SETENGAH LURUS (SEMI BLOCK STYLE)
            Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat, kecuali isi surat, diketika sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini suka ada dalam surat undangan pernikahan.

Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :
1.   Kop Surat
2.   Tanggal dibuatnya surat
3.   Nomor Surat
4.   Lampiran
5.   Hal
6.   Surat yang di tujukan
7.   Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c.  Penutup isi surat
9.    Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani

4. BENTUK LEKUK (INDENTED STYLE)
            Bentuk Lekuk (Indented Style) merupakan bentuk surat dimana surat yang di tujukan memiliki alinea formasi baris berbentuk tangga turun. Bentuk Lekuk ini biasanya memiliki alinea paragraf yang melekuk sehingga tidak terlihat rapih namun terlihat terstruktur terutama pada bagian Surat yang di tujukan bentuk formasi alineanya seperti tangga kebawah.

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :
1.  Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3.  Nomor Surat
4.  Lampiran/Hal
5.  Hal/Lampiran
7.  Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9.   Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani

5. BENTUK ALINEA MENGGANTUNG (HANGING PARAGRAPH)
            Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) merupakan bentuk surat dimana Tubuh Surat memiliki alinea yang menggantung. Maksud dari alinea menggantung adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi. Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu.

Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :
1.  Kop Surat
2.  Tanggal dibuatnya surat
3.  Nomor Surat
4.  Lampiran/Hal
5.  Hal/Lampiran
6.  Surat yang di tujukan
7.  Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat

8c. Penutup isi surat
9.  Salam Penutup

10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani

                                         Bagian-bagian Surat & Fungsinya

(1) : kepala surat

(2) : tanggal, bulan, tahun surat

(3) : nomor surat

(4) : lampiran

(5) : hal atau perihal

(6) : alamat yang dituju (alamat dalam)

(7) : salam pembuka

(8a) : alenia pembuka

(8b) : isi surat

(8c) : alenia penutup

(9) : salam penutup

(10) : tanda tangan penanggungjawab surat

(11) : nama penanggungjawab surat

(12) : jabatan penanggungjawab surat

(13) : tembusan

(14) : inisial

berikut bagian bagian surat beserta fungsi dan kegunaannya.

Kop Surat

• tanda atau identitas
• beberapa menggunakannya sebagai sarana promosi atau iklan

Tanggal Surat

• tanda waktu surat dibuat atau dikirim
• catatan dokumen
• sarana pengingat

Nomor Surat

• referensi
• dokumen petunjuk asal surat
• urutan surat yang keluar
• mempermudah penyimpanan data yang teratur dan rapi, sehingga dengan mudah dapat ditemukan copy dari nomor surat tertera.

Lampiran

• dokumen atau lembar yang disertakan bersama dengan surat terkait.

Perihal

• keterangan inti surat
• judul atau tema surat

Alamat bagian dalam

• petunjuk kepada siapa surat harus disampaikan.

Salam Pembuka

• tidak digunakan untuk surat resmi, biasa digunakan sebagai pembuka tulisan sebelum inti surat.

Isi Surat

• segala hal yang disampaikan secara jelas
• inti daripada surat

Salam Penutup

• tidak digunakan untuk surat resmi, sebagai tanda bahwa surat sudah selesai.

Nama Jabatan

• tanda dan identitas pihak penanggung jawab
• petunjuk keterangan asal dan penulis surat

Initial

• kode nama yang disingkat guna memudahkan pemeriksaan apabila terjadi kesalahan.

Tembusan

• surat juga diberikan kepada pihak lain apabila dianggap perlu diketahui

Read More