Menyiapkan Presentasi Bisnis

Mempersiapkan Presentasi Bisnis

Kegiatan bisnis saat ini menuntut kita untuk lebih terampil dalam melakukan komunikasi interpersonal. Wawancara, percakapan dengan telepon, melalukan pertemuan atau rapat, dan segala kegiatan komunikasi bisnis mengharuskan kita untuk berhubungan langsung dengan atasan, rekan kerja, bawahan, calon klien dan sebagainya.
Salah satu bentuk komunikasi yang sering dilakukan saat ini adalah presentasi. Presentasi bisnis menjadi sarana untuk menyampaikan gagasan kepada orang lain, memperkenalkan produk baru atau bahkan memperkenalkan perusahaan kita, baik kepada pendengar (audiences) di dalam perusahaan maupun pelanggan atau klien kita.
Ada empat aspek yang menjadi inti dalam presentasi bisnis yaitu sikap dan gaya melakukan presentasi (attitude), pengetahuan (knowledge), pengalaman (experience) dan persiapan (preparation) yang matang. Di antara ke empat aspek tersebut, persiapan merupakan aspek utama dalam melakukan presentasi bisnis

Mengapa perlu melakukan persiapan?
“Persiapan yang Sempurna dapat mencegah penampilan yang buruk”, demikian yang dikatakan oleh Peter Urs Bender (1994) dalam bukunya Secret of Power Presentations. Memiliki sikap yang supel, mudah berkomunikasi, memiliki pengalaman kerja yang banyak dan berpengetahuan yang luas belum menjamin seseorang dapat melakukan presentasi bisnis dengan baik. persiapan yang matang menjadi landasan utama dalam melakukan hal tersebut.
Delapan Langkah Persiapan Presentasi Bisnis
Langkah Pertama: Sesuaikan topik bahasan dan tentukan sasaran presentasi yang jelas dan spesifik
Pada saat Anda diundang untuk melakukan suatu presentasi, maka persiapkanlah topik yang sesuai. Buatlah sasaran presentasi yang jelas dan spesifik. Tanyakan pada diri Anda mengapa presentasi ini dilakukan? Apa yang diharapkan dari Anda sebagai penyaji? Dan apa yang ingin dihasilkan dari presentasi ini?
Biasanya suatu sasaran presentasi yang baik mencakup alasan mengapa presentasi itu dilakukan. Apakah Anda diminta untuk memberikan suatu informasi, menjelaskan metode baru, mendemonstrasikan alat baru, memberikan penjelasan atau menjual suatu gagasan baru. Di samping itu sasaran perlu juga mencantumkan hasil yang diharapkan dari presentasi tersebut.
Langkah Kedua: Kenalilah pendengar (audiences) Anda
Presentasi bisnis yang dilakukan harus serealistis mungkin dari sisi pendengar. Analisis pendengar perlu dilakukan sehingga Anda dapat mengetahui siapa pendengar Anda, seberapa besar minat mereka terhadap presentasi ini, seberapa besar pengetahuan mereka tentang topik presentasi ini. Dan apa yang mereka harapkan dari Anda selaku penyaji.
Langkah Ketiga: Kumpulkan informasi dan materi presentasi
Pengumpulan informasi dan materi presentasi berarti menentukan apa dan seberapa besar materi yang akan dipresentasikan. Pengumpulan dan pemilihan informasi harus disesuaikan dengan sasaran presentasi dan pendengar Anda.
Ada tiga pertanyaan yang menjadi pertimbangan dalam mengumpulkan informasi:
• Sehubungan dengan sasaran dan topik presentasi, informasi apa yang Anda butuhkan?
• Di mana informasi itu bisa didapatkan?
• Sehubungan dengan pendengar Anda, informasi apa yang dapat digunakan dalam presentasi?
Setelah pertanyaan tersebut dapat terjawab, maka pengumpulan informasi dan materi presentasi dapat Anda lakukan. Ada beberapa sumber informasi yang dapat digunakan, yaitu pengetahuan Anda sendiri berdasarkan pengalaman, pengamatan atau penelitian; pengetahuan dari bahan bacaan seperti koran, majalah, jurnal, peraturan pemerintah dan perusahaan, dan dokumen lain.
Pilihlah informasi yang dapat mendukung sasaran Anda. Ada lima hal yang perlu Anda pertimbangakan dalam memilih informasi informasi yang relevan, akurat, menarik, bervariasi, dan sesuai dengan kebutuhan pendengar.
Langkah Keempat: Mengorganisasi bahan presentasi
Setiap presentasi terdiri dari tiga bagian besar yaitu introduksi, inti dan kesimpulan. Masing-masing dari bagian ini harus secara matang disiapkan sebagai satu kesatuan.
Introduksi yang baik dari suatu presentasi harus dapat menjawab empat pertanyaan pendengar, yaitu:
• Mengapa saya harus mendengarkan presentasi ini?
• Mengapa saya harus berkeinginan untuk mempelajari topik yang disajikan?
• Apa yang akan saya dengarkan?
• Apa yang akan saya dapatkan dan manfaatkan dari presentasi ini?
Dengan kata lain, dalam introduksi, Anda diharapkan dapat menghubungkan antara penyaji, topik dan pendengar. Sebagai tambahan di dalam introduksi, Anda diharapkan dapat memberikan sekilas ulasan sebagai pengantar untuk masuk ke dalam inti topik.
Ada beberapa teknik dalam memulai suatu presentasi (dan hal ini perlu Anda catat dalam persiapan presentasi) yaitu : menghubungkan langsung antara sasaran dengan topik yang Anda akan bicarakan, menggunakan contoh-contoh dalam kehidupan sehari-hari atau yang sesuai dengan pendengar, memulai dengan humor, kutipan atau suatu anekdot.
Inti topik, berisikan informasi dan materi utama yang akan disampaikan kepada pendengar. Buatlah inti topik Anda sistematik, singkat, menarik dan selengkap mungkin. Gunakanlah informasi yang Anda dapatkan seoptimum mungkin. Untuk membantu kelancaran presentasi Anda dapat merancang suatu kerangka presentasi yang berisikan topik dan sub-sub topik serta gambar, tabel atau pun kutipan yang Anda akan gunakan.
Kesimpulan, seperti pada introduksi yang merupakan kesan awal pendengar, maka kesimpulan merupakan kesan akhir dari pendengar. Suatu kesimpulan yang terencana dengan matang harus dapat memberikan kesan akhir yang baik dan dapat menciptakan suasana puas pada pendengar. Dalam kesimpulan sebaiknya Anda membuat suatu ikhtisar dari keseluruhan presentasi, meninjau kembali sasaran presentasi dan dapat mengundang pendengar untuk mengambil tindakan lebih lanjut.
Ada tiga pertanyaan pendengar yang harus bisa terjawab dengan kesimpulan tersebut:
• Apa topik utama yang sudah dibahas penyaji?
• Apa alasan utama penyaji melakukan presentasi?
• Apa yang harus saya lakukan atau apa yang saya rasakan sebagai hasil dari presentasi ini?
Langkah Kelima: Siapkan alat bantu audio visual yang sesuai
Alat bantu audio visual merupakan faktor penunjang dalam presentasi Anda. Siapkan sejak awal. Penggunaan alat bantu yang efektif akan memiliki pengaruh positif atas presentasi dan Anda lebih mudah berinteraksi dengan pendengar.
Langkah Keenam: Persiapkan lingkungan presentasi
Tempat dan kondisi di mana Anda akan melakukan presentasi sangat berpengaruh atas keberhasilan presentasi. Anda perlu mengenali lingkungan presentasi : ruang presentasi yang akan digunakan, tata letak ruangan, kebersihan, fasilitas yang tersedia, dan sebagainya. Sesuaikan lokasi dan tata letak ruang dengan sasaran presentasi Anda.
Langkah Ketujuh: Berlatih sesering mungkin
Anda diharapkan untuk berlatih sesering mungkin. Latihlah suara Anda dengan mengatur intonasi, volume dan kecepatan suara. Perhatikan sikap dan bahasa tubuh Anda. Kembangkan teknik presentasi yang efektif. Dengan semakin banyak berlatih Anda diharapkan akan lebih santai dan penuh keyakinan diri pada saat melakukan presentasi.
Langkah Kedelapan: Perhatikan penampilan Anda
Sebagai penyaji, Anda akan menjadi pusat perhatian selama presentasi berlangsung. Perhatikan penampilan Anda . Berpakaian rapih, berpenampilan bersih dan bersikap wajar tetapi sopan akan membuat pendengar semakin berminat untuk mendegarkan presentasi Anda.
Delapan langkah ini yang akan mengawali presentasi Anda, persiapan yang matang membuat Anda lebih merasa siap dan percaya diri dalam berpresentasi.